如何购买复印机

每个办公室都需要一台复印机,并且经常花费大量零钱来购买一台复印机。 进行深入研究,并在签署前仔细阅读租赁和服务协议。 较昂贵甚至更高质量的复印机不一定是您办公室的最佳选择。

选择模型

选择模型
购买用于家庭办公室的台式机模型。 如果您要购买家用复印机或每月复印量少于700份的公司,请购买台式机。 这些比大型的站立式设备便宜和简单得多。 本文中的其余信息集中于大型办公室的需求。
  • 激光复印机/打印机/扫描仪的价格通常在150美元(仅黑白)至500美元(快速,优质的彩色)之间。[1] X研究资料
  • 即使是彩色复印机,喷墨复印机的价格也可低至60美元。 但是,它们的操作成本可能是激光复印机的两倍或三倍。 预计每张黑白纸要支付20美分。
选择模型
了解基础知识。 尽管市场上仍然有几种复印机类型,但大多数企业都可以轻松选择所需的选项:
  • 从长远来看,激光复印机运行起来更快,更便宜。 不建议企业使用喷墨复印机。[2] X研究资料
  • 数码复印机比旧的模拟复印机更加方便和通用。
  • 彩色复印机比黑白复印机贵得多,故障也更常见。 如果您只需要偶尔的彩色文档,请考虑使用价格更便宜的混合复印机。
选择模型
考虑一个多功能设备。 几乎每台现代复印机也是一台打印机,有些还可以扫描或传真文档。 权衡单个“多功能设备”与简单的复印机和其他机器的优缺点:
  • 假设您需要各种功能,则单个设备通常比单独的机器便宜。
  • 使用多台机器可以减少故障的影响。
  • 大型办公室应使用多台计算机,以避免等待一台计算机的时间。
选择模型
估计有足够的每月复印量。 使复印机满足您的需求将节省金钱,避免延误甚至减少故障发生的频率。 完成以下重要步骤:
  • 请参考您的复制记录,最好是最近6到12个月。 如果没有,请向当前的复印机服务商索取过去的发票副本。 这些应该包括所制作的份数。
  • 查找每月平均复印数。
  • 将其乘以1.2是安全的,如果不确定,则乘以1.5。 这为使用激增和误导性广告提供了缓冲。 查找每月产量略高于您计算出的数字的复印机。
选择模型
看复印机速度。 检查打印速度-但不要认为速度越快越好。 两次复印之间放置很长时间的复印机往往出现更多故障。 遵循以下粗糙的行业准则,在等待时间和复印机健康之间取得平衡: [3]
  • 每分钟11–20页(“细分1”):建议用于家庭办公室或小型办公室。
  • 21–30 ppm(S2):大多数小型办公室每月有6,000份或更少。 请记住,这种“慢速”速度仍然是每两或三秒一页。
  • 31–44 ppm(S3):中小型办公室(每月最多12,000份)。 如果需要将复印机连接到办公室网络,请使用此网段或更高的网段。
  • 45–69 ppm(S4):中型到大型办公室。 通常仅对于复制高峰和频繁使用频繁的律师事务所,会计师事务所和其他办公室来说是必需的。
  • 70–90 ppm(S5):办公室具有极高的复印要求,或需要临时租用进行印刷的办公室。
选择模型
研究整理器信息。 大多数办公室复印机会自动对多页文档进行分类。 复印机或附加的“排纸处理器”单元可能附带其他功能。 研究以下内容:
  • 纸箱数量(一次可以分类多少个不同的文件)
  • 每个纸槽的容量(可以存储多少个完成的页面)
  • 是否可以自动装订或打孔文档? 这对于多页文档大量打印的办公室可能至关重要。
选择模型
完成您的研究。 在做出最终决定之前,请检查以下内容:
  • 复印机是否支持双面打印(可以在页面两面打印)?
  • 复印机可以缩小或放大多少文件?
  • 如果使用非标准尺寸的纸张,复印机是否支持它们?
  • 大多数高质量的彩色复印机都带有内置的光栅图像处理器(RIP)。[4] X研究来源如果您没有,则可能需要购买外部RIP。
  • 初次复印时间是多少(打印初次复印时间)? 如果您的办公室通常只制作一份副本,那么这是一项重要的统计数据。

采购和服务协议

采购和服务协议
租用复印机以供短期使用。 租赁协议很简单:您每月支付一定金额,然后在完成后退还复印机。 这是您的钱中最便宜的值,因此通常只供复印需求激增的公司使用。
  • 避免复杂的租赁协议,但要额外付费。 您应该能够找到一笔固定费用的服务,而且没有任何麻烦。
采购和服务协议
如果负担得起,请直接购买复印机。 购买时需要最多的钱。 您应该确信您将使用此复印机超过两年。 如果您有资金,此策略有两个主要优点:
  • 您可能可以在一个纳税年度中注销费用,这可能会给您带来短期财务利益。[5] X研究来源咨询当地税务律师。
  • 您不会被租赁协议所困,如果您以后要更换复印机,可能会为您节省一些钱。
采购和服务协议
考虑购买二手复印机。 用过的复印机的价格通常约为新复印机的1/5。 如果您要开始一项新业务,但不知道复制量是多少,则这是最低风险的投资。 询问复印机的“份数”或打印的份数。 每分钟45页以上速度的高质量打印机可以打印15或2000万份。 速度较慢,较旧或质量较低的打印机可能在1-5百万之后性能下降。
采购和服务协议
仔细阅读租赁协议。 租赁是购房和租房之间的共同中间地带。 您每月支付使用复印机一到五年的费用。 在此时间结束时,您可以选择永久购买。 租约一旦签署就很难逃脱,因此请仔细阅读。 [6]
  • 公平市价(FMV)租赁通常每月费用在100美元到650美元之间,具体取决于复印机的质量。 一旦结束,银行将根据当前市场价值为复印机定价。
  • $ 1出借让您在租期结束时以$ 1购买复印机。 这本质上是分期购买,每月费用更高。
  • 如果您是一家新商家,则所有者可能需要签署个人担保。 这意味着,如果企业不能,业主将必须自掏腰包支付租赁费用。
采购和服务协议
获取单独的服务协议。 为了省钱,请远离打包的租赁+服务交易。 相反,请雇用其他公司来保持您的复印机的库存和维修。 查看服务协议以获取以下信息:
  • 查找每个副本的服务成本。 将此乘以您的月度复印量即可找到月度费用。
  • 寻找最低月费。 在缓慢的几个月中,您可能最终要支付此费用而不是每份服务。 根据最近十二个月的复印量估算额外费用。
  • 理想情况下,紧急维修的最大响应时间应为四个小时。
  • 如果您的办公室在正常工作时间以外运营,请确保在此期间进行紧急维修。
哪种复印机最适合1080p游戏?
我个人发现Xerox Workcentre 3655激光多功能打印机最适合我在Runescape和原始Fallout游戏中使用。 但是,如果这对您来说太多了,我建议您使用另一台施乐或佳能复印机。
从信誉良好的知名公司购买。 如有可能,请查找第三方的推荐和评论。
要求IT人员保护打印机的网络连接并阻止未经授权的访问。 [7]
seattlearchsep.org © 2020